辦公自動化系統OA學習要點
時間：2004/11/22
辦公自動化系統OA學習要點
1、OA的發展歷史：
辦公自動化系統（office Autumtion System，OA）是指：基于先進的網絡互連的分布式軟件系統，通過有效的資源共享和信息交流、發布，達到提高工作效率，降低勞動強度，減少重復勞動的目的。它強調人與人之間、各部門之間、企業之間的協同工作，以及相互之間進行有效的交流和溝通。
1.1 OA的背景
辦公自動化的產生背景
辦公自動化是70年代中期發達國家為解決辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響問題的背景下，發展起來的一門綜合性技術。它的基本任務是利用先進的科學技術，使人們借助各種設備解決對一部分辦公業務的處理，達到提高生產率、工作效率和質量，方便管理和決策的目的。OA的知識領域覆蓋了行為科學、管理科學、社會學、系統工程學等學科，并且OA體現了多學科的相互交叉、相互滲透性，所以OA的應用是企業管理現代化的標志之一。
辦公自動化的處理范圍
OA的核心問題是如何提高日常的辦公效率。因此我們日常工作的所有內容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產計劃，器材需求，技術管理，質量管理，成本、財務計算、勞資、人事管理等等，這些都是辦公軟件的處理范圍。
由于OA承載過多，以至于我們無法定義和處理這么豐富的內涵的名詞，又由于它如此耳熟，更換一個名詞的成本太高，我們現在還不得不和這個有著豐富內涵的變色龍一樣的名詞打交道，并且通過上下文來揣摩它的確切含義。一般情況下，如果有兩個人在討論辦公自動化的問題，我們對雙方達成對該名詞的一致意見的可能性表示悲觀。實際上完全可能的是，大家都在使用同一名詞，但誰也聽不清誰在說什么。
1.2第一代辦公自動化：個體工作自動化
1972年,靠磁芯存儲技術起家的美籍華人科學家王安博士開創了王安公司,并推出了2000文字處理系統（Word Processing System，WPS），從此WPS一詞正式出現。WPS把王安公司推向了事業的頂峰，使辦公自動化發展到一個嶄新的階段。之后，由于微處理器速度和性能的不斷提高，使個人電腦走向輝煌，為辦公自動化創造了更加有利的硬件環境。
1995年8月微軟推出了Windows 95,1998年又升級為功能更加強大的Windows 98以及后來的Windows 2000。在這些爭奇斗艷的操作平臺上，Lotus公司首先推出了著名的表格處理軟件Lotus 1－2－3；Lotus合并到IBM后，先后開發了Lotus1－2－3 Office、OfficePro。操作系統的更新換代和辦公套件的不斷升級，為辦公自動化提供了越來越多的功能，包括文字處理、電子表格、數據庫、簡報和幻燈片制作等功能，為辦公自動化創造了非常有利的軟件環境。
第一代辦公自動化的特點是：
要有一臺中檔以上的個人（或商用）電腦并安裝一個高版本的操作系統（如Windows 98或OS/2 Warp Server）和一組跨平臺的辦公套件（如MS Office 97或Lotus OfficePro）。
它是面向辦公室管理層和事務處理人員的管理信息系統（MIS），它基于傳統的關系型數據庫，以結構化數據為主要處理和存儲對象，只限于企業內部數據的計算和統計。
這一時期的辦公自動化系統即為第一代辦公自動化系統，它是以個人電腦和辦公套件為主要特征，應用基于文件系統和關系型數據庫系統，以結構化數據為存儲和處理對象，強調對數據的計算和統計能力，實現了數據統計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質向電子的飛躍，實現個體工作的自動化。
第二代辦公自動化：工作流程自動化
從信息技術的發展來看，基于關系型數據庫的第一代辦公自動化系統存在著以下不足：
（1）PC的負擔過重，且價格偏高；
（2）由于缺乏公共的基礎通信平臺，不僅通用性差、可再用性低，而且沒有通信和協同工作的能力，不能建立統一的集成辦公平臺；
（3）系統自適應能力差，只能按開發時確定的思路、流程和功能處理信息；
（4）信息管理只限于企業內部，沒有或缺少外部信息來源。
隨著局域網、廣域網和因特網的高速發展，辦公自動化的內涵也發生了變化。1999年底全球聯網的計算機增至1.5億臺。全世界越來越多的個人電腦聯到了Internet上瀏覽世界各個地方的信息資源。在這種大環境下，人們開始考慮把個人電腦聯到因特網上，來解決第一代辦公自動化所存在的諸多不足，并擴展辦公自動化的功能。
個人電腦聯了網，很多軟件資源可以通過ISP的服務器從網上免費或廉價下載，瘦客戶機、胖服務器的研究大大減輕了個人電腦的負擔。使用基于對象－關系型數據庫（ORDB）和數據倉庫（Data Warehouse），增強了數據的通用性和可再用性。
基礎通信平臺的使用，大大提高了通信和協同工作的能力。1995年，IBM公司CEO郭士納（Gerstner）提出“以網絡為中心的計算”（Network－Centric Computing）模式，極大地影響了辦公自動化的發展趨勢，出現了以網絡為中心，以信息（或工作流）為主要處理內容的第二代辦公自動化系統。
第二代辦公自動化系統具有以下特點：
（1）以網絡為中心，以非結構化數據的信息流（或工作流）為主要存儲和處理對象；
（2）有利于在企業內部建立通信基礎平臺，不僅提高了辦公的效率，減少了扯皮和內耗，還增強了系統的安全性。
這一時期的辦公自動化系統更多地承擔了一個信息通道的責任，建立和完善各個職能部門之間的溝通和信息共享機制，建立協同工作的環境。在辦公自動化覆蓋到的辦公機構內，所有員工都可以通過辦公自動化系統，根據自己的權限，了解自己需要完成的工作，包括上級交辦的事情、需要交給別人做的事情、需要與別人合作的事情、自己需要的信息以及與別人共享的信息，也就是說，通過辦公自動化系統，員工能夠對自己所要實施的任務和目標“知其然”。
與第一代相比，第二代辦公自動化系統前進了一大步，但缺少的是對知識的管理，這與知識經濟的發展不相適應。
第三代辦公自動化：
以知識管理為核心(一)：從20世紀80年代中期至今的短短10多年時間內，國內辦公自動化應用系統已經經歷了三個發展階段，實現了兩個革命性的飛躍。從80年代中期起步的第一代辦公系統以個人電腦、辦公套件為主要標志，實現了數據統計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質方式向電子比特方式的飛躍。從20世紀90年代中期開始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術的面世，以及網絡通訊技術的長足發展，辦公自動化系統發生了第一次革命性演進，第二代辦公自動化系統以網絡技術和協同工作技術為主要特征，實現了工作流程自動化，實現了收發文從傳統的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。
隨著21世紀知識經濟時代的來臨，知識已成為經濟增長和社會發展及企業成長的關鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企業與機構信息化建設的核心。對知識前所未有的重視使以工作流為中心的辦公自動化系統面臨著嚴峻的挑戰，在知識經濟時代，企業與機構不僅要求員工對他所要實施任務目標能夠“知其然”，更要求員工—特別是管理者—能夠“知其所以然”。在上述背景下，辦公自動化領域不可避免地孕育著一場新的革命：從以工作流程為中心的第二代辦公自動化系統提升到以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統。以公文流轉為例，第二代辦公自動化實現了收發文和檔案管理一體化的自動處理，第三代辦公自動化在此基礎上更為文件處理的每一個環節提供了該步驟所需要的相關知識，包括在線的專家、文件背景資料及企業其他的有關信息，確保每一個使用者都能夠隨時隨地根據需要向專家學習、向企業現有知識學習，使員工在辦公自動化系統中的地位從被動向主動轉變，從而在提升每個員工創造能力的過程中，大大提高了企業與機構的整體創新和應變能力。
第三代辦公自動化系統的理念
知識經濟時代的辦公已經不再是簡單的文件處理和行政事務了，其目的在于達到整個企業的最終目標，這就需要依靠先進的管理思想和方法。在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯系是溝通、協調和控制，這些基本要求在以知識管理為核心的辦公自動化系統中都將得到更好的滿足。
所謂知識管理，實際上是一種系統，是幫助企業發現知道什么，如何定位擁有專門知識的人，如何傳遞這些知識，以及如何有效利用知識的系統。通過利用先進的協作技術，能夠在恰當的時間，將正確的知識傳給正確的人，幫助企業提高整體業務水平。
辦公自動化系統的發展恰好與數據、信息和知識的演變同步，即由以數據為主要處理內容的第一代辦公自動化發展到以信息為主要處理內容的第二代辦公自動化，再發展到以知識為主要處理內容的第三代辦公自動化。在辦公自動化系統的發展中，使用辦公自動化系統的人員范圍逐步擴大，由企業行政人員擴展到企業的管理層，再擴展到企業的全體員工。另外，在運作機制上，也是從辦公室的結構化數據處理到企業內部和外部信息的處理，再到有用知識的處理。從簡單的電子郵件、群件，到構建Web應用等各種方式中獲取、存儲、提煉和再用知識。
在部署實施基于知識管理的第三代辦公自動化系統過程中，企業與機構需要：
（1）把知識管理融入BPR（業務流程重組）
將知識創造與發布同企業的業務流程相結合，不僅可以節省大量開支，更重要的是能夠產生巨大的價值，通過知識管理實現對業務流程中無序的知識進行系統化管理，實現知識共享和再利用，從而提高業務水平和效率。
（2）改造企業文化
知識管理的成功首先取決于鼓勵信息共享的企業文化。改造傳統的企業文化、建立有利于知識共享的新型企業文化，是企業能夠在知識經濟時代不斷發展的關鍵因素。
（3）通過知識管理提高企業的核心能力—建立學習型企業
所謂學習型企業，是指通過不斷的學習來改進企業自身、提高企業競爭力的企業，善于不斷地學習是它的本質特征。這里所說的學習并不僅僅是單純的看書、辦學習班，而是包括了企業在系統研究項目和產品開發、營銷、技術支持過程中學習，它強調全員學習、全程學習和團隊學習。全員學習，從決策層、管理層到具體操作層都要全身心地投入學習；全程學習，任何企業的運作都包括準備、計劃、推行3個階段，把學習融入企業運作的所有階段；團隊學習，不僅重視個人學習和個人智力的開發，更重視團隊學習和群體智力的開發。
以知識管理為核心(二)
第三代OA的架構
自Lotus 公司11年前首創“群件”概念并推出世界上第一個實現群件概念的軟件產品Lotus Notes至今，群件技術獲得了長足的發展。隨著Internet技術的迅速發展，Lotus進一步將Internet/Intranet/Extranet(因特網、內聯網、外聯網)的技術和應用與群件技術進行成功的集成，從而形成了新一代的以知識管理為核心的信息技術。
在底層是企業的基本信息支撐環境，它包括MRPII、MIS系統對企業內部各種層次生產經營管理過程的信息化支撐，以及對企業外部Internet的信息獲取。通過設計與實現優秀的Internet信息獲取工具，可以有效地利用外部的有用信息為企業內部的經營管理過程服務，幫助企業更好地把握來自市場的機遇與挑戰。第二層是企業多維知識倉庫，存在于底層企業信息支撐環境中的企業信息資源是龐雜而海量的，需要在數據挖掘與模式提取的工具支持下，發掘其中有價值的模式與知識，進行緊密而科學的組織，這是支持知識管理系統實現的有利依據。知識管理的目的就在于更好地支持各個層次企業員工的工作流過程，包括：
(1)員工與企業知識倉庫之間的個人知識挖掘與融合過程，用于完成員工不斷根據個人需求在知識倉庫中的映射與知識提取，以及員工個人知識不斷融合進入企業整個知識倉庫的過程；
(2)員工之間的知識流轉與共享過程，提供了不同知識映射集合之間共享與交叉的可能，同時也提供了無法進入企業知識倉庫中的非結構化個人頭腦知識的交流與互動的機會，從而可能引發新的知識的產生；
(3)個人知識支持的工作過程與信息回饋過程，是在個人知識平臺支持下指導實現員工的工作過程，以及工作結果的信息回饋過程。充分利用這一過程，可以及時地收集知識利用的反饋信息，為閉環知識管理系統的完善與控制提供了必要基礎。
基于企業多維知識倉庫還可以通過進一步的知識支持與決策分析過程建立面向決策的企業決策支持系統。通過建立決策模型與先進系統理論的應用，支持企業決策者高層次的管理決策過程，從根本上決定與引導企業的發展演變過程。
在上述分析中，我們看到知識在企業內部的縱向提取過程、員工與知識系統的發散性融合作用、企業員工工作環境中員工知識的相互交叉作用、相增相長，以及員工知識在企業信息管理中的循環更新過程，這正是知識管理系統的邏輯實現模型。
上面的Lotus解決方案框架(Lotus Solutions Framework)描述了九種不同的基于Lotus Domino/Notes和I-Net技術的應用解決方案類型：
(1)工作組通信：在工作組的成員間提高信息交換的效率，如電子郵件、在線日歷等。
(2)企業級通信：跨越企業內部門間的界限，提供全企業的復雜的信息傳遞系統。
(3)企業間通信：企業間郵件、EDI、電子化文檔交換(例如基于Web發布文檔)。
(4)工作組協作：利用在線討論組和共享資源，發揮工作組中每個人的技能達到共同探索和集體決策。
(5)企業級知識管理：跨越企業內部門間的界限，更好地利用企業內的各類智力資源，避免企業內各種寶貴的經驗和專長埋沒于個人或某個部門內部。將這些智力資源與企業的工作環境相集成，形成可以指導員工的實際工作和學習培訓的“知識”。
(6)電子社區開發：跨越企業間的界限，在某些方面具有共同利益的實體形成虛擬的電子化共同空間，利用該空間為各個參與者服務，例如在線交換創意和分布式的學習工具。
(7)工作組級流程創新：將工作組內部的信息流和知識流應用于工作流程中，以創造新的或改進現有的工作方式和流程(例如銷售自動化)。
(8)企業級流程創新：打破部門間的界限，在企業內重新協調工作流程，以實現減少停頓時間、避免冗余和相互抵觸的目標和激勵機制。例如很多企業在改造“從概念到市場”的產品制造流程，使其更加有效和迅速。
(9)價值鏈創新：將企業級的流程創新擴展到企業之間，從企業所處的社會和經濟價值鏈入手，改造企業間的工作流程，為所有的企業帶來收益。
1.3 中國需要什么樣的OA
中國的辦公自動化軟件系統起源于政府的公文和檔案管理。由于計劃經濟體制的影響，政府對企業的管理出了依靠法律、法規之外，還有大量的行政指令和指示。企業在進行許多決策的時候，也經常需要向主管的政府部門請示匯報。另外，當時的政府官員和企業領導經常是你來我往難以分辨，并且存在著比較嚴格的對應關系，即企業領導和政府官員行政級別掛鉤，因此在企業應用紅頭文件就比較自然。
此時的辦公自動化系統的特點：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統。辦公就是辦文，其主要的功能包括：
收文管理、發文管理、會議管理、檔案管理等內容。管理的中心內容是依據國家的公文管理辦法和檔案管理法規以及各部委或者行業的檔案管理規定的需要存檔的文件以及企業內部的其他文件等。
各地政府機關和企業主管部門一般根據國務院下發的關于公文管理的行政法規制作出相應的執行措施，基本保持系統內的一致性，規范了辦公中的公文處理和檔案管理流程。同時也起到了的內部信息溝通、上行下達以及和上級主管部門的溝通作用。因為采用電腦和網絡進行處理，提高了工作效率，減少了紙張浪費。
盡管如此，由于大部分企業的組織架構都有明顯的層級結構，傳統的辦文程序，從文件起草、審閱、會簽、簽發、下發到歸檔、借閱等各個環節，存在流程復雜，流轉時間長，導致辦公效率低，決策緩慢等問題。
由于在機構和流程上很難作很大的改動，因此解決之道就是采用先進的計算機和網絡技術，不僅將辦文內容電子化，而且實現整個辦文過程電子化，從根本上改變了傳統的工作模式。辦文者可隨時了解文件到達哪里，辦理的情況怎樣，對逾期沒有辦理的文件，可以自動催辦，文件辦理完畢，可以自動歸檔，歸檔后的文件可供借閱和調閱等，消除手工工作過程中的存在流轉時間長，文件去向不明以及不便于跟蹤等問題。
在此種情況下，辦公自動化做的所有工作不過是將手工工作搬到計算機網絡上，并利用了計算機技術的一些先進特點，卻沒有增加任何先進的管理理念和方法。另外辦公自動化的處理的信息范圍實在有限。如果我們仔細觀察市面上的辦公自動化產品，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動化系統所處的基本現實和困境，這也是我們的客戶對辦公自動化不滿意的焦點所在。
面對這樣困境，我們會問：客戶究竟需要什么樣的辦公自動化系統？辦公自動化會發展到哪里去呢？
當我們的目光移開辦公自動化系統，我們就會發現，在企業除了辦公自動化系統之外，還有財務、庫存、生產、銷售、人力等管理系統。由于大量的信息孤島式的建設，他們之間很少能夠緊密協調起來。就前端來說，我們經常需要進行退出一個系統然后再進入另一個系統，并且發現數據常常不一致，我可以比較肯定地說，目前中國具有信息系統的企業絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個供應商提供的多個系統，但很少集成。也有少數企業采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企業鳳毛麟角。
對于后臺數據的完全集成，由于集成的工作量和供應商數量成非線性增長，在一定時期內，我們幾乎不抱信心。于是希望能夠由前臺（界面）集成這些信息，如果能夠從辦公自動化系統可以獲得所需的全部信息，就太好不過了。辦公自動化在這里變成了一個黏合劑，把所有的系統集成在一起（與其說是集成，不如說是拼湊）。讓我們有了整體的感覺，雖然還有遺憾，總算進了一步。
集成，這是第一點需求。
從目前用戶的使用技能和接受程度以及系統的維護成本考慮，Web界面最容易接受。另外從集成方面來講，必須采用人人支持的Web標準如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一個界面下容納，否則的化，技術難度就會導致集成不可能實現。
完全基于Web，這是第二點需求。
對于流程，熟悉辦公自動化系統的人就會想起收發文的流程。那是非常完善的、符合層級結構的、效率低下的流程。對于如何優化該流程，如果我們局限于原有的思維模式和知識領域，我們無法獲得更多。必須基于現代的流程管理思想對目前的業務流程進行重組。
流程優化，這是第三點需求。
進入知識經濟時代，我們人人都是知識工作者，要求辦公自動化系統必須具有知識內涵，或者說是基于知識。提供知識管理所需的最基本的IT工具，知識存儲庫和知識交流場所，更高級的意義上提供，基于知識的崗位要求和評估體系。
管理知識的，這是第四點需求。
總之我們要求的辦公自動化系統系統是和其他應用系統緊密集成的，完全采用Web技術的，流程優化以及具有知識管理功能的辦公管理系統。
1.4 辦公自動化企業信息化的核心
當今，辦公自動化軟件已進入到第三代了，即以知識管理為核心的辦公自動化，其目的是把企業長期保存下來的信息資源，連同專家、知識員工積累的實踐經驗和創新思想進行有效地整理、挖掘、共享和利用，使企業了解自己擁有哪些獨特的知識，以及如何利用這些知識來進一步發展、壯大。實際上，應用好第三代辦公自動化軟件，將大大地提高企業內部信息化水平，促使企業內部信息資源重新整合、配置，以適應于電子商務時代的到來，使企業在市場競爭大潮中始終立于不敗之地。
然而，縱觀國內大部分企業，真正能把OA軟件用好的還是為數不多的，這里面涉及到方方面面，綜合因素較多。
OA發展的瓶頸：
（1）OA（Office Automation）概念普及宣傳力度不夠：目前在報刊雜志、電視廣播、廣告、市場策劃等方面對OA的宣傳很有限，OA涉及知識面較廣，如群件平臺、工作流管理、協同辦公、安全權限、知識管理等等，讓企業員工一下子接受這些概念，需要一個過程，對于非IT企業的領導來說，要使他理解這些概念，并非易事。
（2）企業領導對本企業實施OA系統重要性認識不夠：許多企業的領導人認為電子商務主要是與生產有關的原料的購進、產品的賣出以及市場的開拓，只注意到了網絡信息對降低原料、推廣成本的作用，卻沒有意識到當市場這一外在環境透明后，企業競爭力的源泉就是內部管理的成本降低。
（3）企業實施OA外部軟硬件環境不夠：OA重點在于協同辦公、工作流，因而要求在企業網絡平臺運行。然而在IT行業飛速發展的今天，有些企業電腦尚未聯網。單機工作，無法運行網絡環境、共享信息，更談不上運行OA；有的企業即使組建了局域網，但也僅是擺設而已，缺乏網絡操作經驗、缺乏網絡管理人才。
（4）企業員工素質參差不齊，電腦操作技能差、電腦知識不夠：企業OA建設是個系統工程，需要多人的參與與協作，人人要懂電腦，要會操作，否則系統信息流如何流轉？
（5）缺乏對企業網絡化、信息化、規范化的評估體系：一個企業在實施OA系統時，其企業內部在網絡化建設、信息管理規范化方面需要達到一定程度，方能使 OA系統順利實施，許多企業不規范內部管理，忽略了對管理的改革，基于網絡運行規則的標準化、流程化的管理模式還沒有建設起來。領導一拍板，就一窩蜂上，而不管OA實施效果。
（6）缺乏對OA的統一定義：OA是干什么的？國內沒有一個權威的定義，許多傳統企業的決策者在習慣思維、傳統模式的框框下還沒跳出來，對于OA能給企業帶來什么、企業需要OA做什么，沒有做深層次的思考。
（7）缺乏OA軟件開發標準：目前國內開發OA軟件的公司相當多，大家各顯神通、百花齊放，有的是專業公司開發，有的是企業內部組織開發，各自為戰，尚未形成統一的開發標準，因而OA軟件的通用性、適用性較差。
（8）缺乏OA軟件產品化：由于各企業對OA認識不同、需求不同、標準不同，一些開發公司開發的OA軟件只是專為某些客戶訂制的，或是僅適應一小范圍的企業，不具備產品化的特征，因而OA軟件的產品化道路是曲折的。
對發展OA產業的幾點看法：
（1）加大力度推廣OA：宣傳OA理念，傳播OA知識，讓OA得到全社會的認識和支持，使企業具備實施OA系統的環境和條件。
（2）盡快規劃、定義OA：國家相關單位如能出臺有關OA標準性定義文檔、有關OA產業政策，將對OA產業的發展起到推波助瀾的作用。
（3）加強對客戶的實施培訓工作：實施企業OA是一個龐大的系統工程，要求企業內部管理規范化，制定嚴格的實施計劃，堅決執行；上至總經理，下至普通員工，均應積極參加培訓，積極參與OA系統的實施建設。建立一個強有力的客戶支持中心，專職為客戶進行OA系統培訓及系統實施，為客戶排憂解難，并不斷反饋客戶運行OA系統的信息。
（4）加強OA開發商之間的合作與交流：強強聯合，有利于開發水平的提高、開發周期的縮短，避免低水平的重復，提高產品的競爭能力。群雄時代合則強。
企業OA系統應實現的功能
我們認為一個企業的OA系統的成熟度是衡量一個企業是否成功地實行了辦公自動化、建立起企業內部信息管理系統、為迎接新世紀電子商務做好了準備的標準，企業的OA系統應是：
（1）企業通訊平臺：建立本企業范圍內的電子郵件系統，使企業內部通訊與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。
（2）信息發布平臺：為企業的信息發布交流提供一個有效的場所，如電子公告牌、電子論壇、電子刊物，使企業的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項能及時傳播，使企業員工能及時感知企業發展動態。
（3）協同工作平臺：將企業的傳統垂直化領導模式轉化為基于項目或任務的扁平式管理模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時，心理距離也將會逐漸縮小，提高企業團隊化協作能力，將人從繁瑣的事務、森嚴的等級、刻板的環境中解放出來，最大限度地釋放人的創造力。
（4）公文流轉平臺：變革了企業傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，真正實現無紙化辦公。
（5）日常辦公平臺：變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、不同城市甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公。員工隨時從今日或待辦工作中看到需要他處理的工作，系統將按工作的輕重緩急提醒員工，進行催辦。
（6）信息集成平臺：現代企業中已存在的MIS系統、ERP系統、財務系統等存儲著企業一些經營管理業務數據，對企業的經營運作起著關鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態的，OA系統具備數據接口功能，能把企業原有的業務系統數據集成到工作流系統中，使企業員工能有效獲取處理信息，提高企業整體反應速度。
（7）知識管理平臺：系統性利用企業積累的信息資源、專家技能，改進企業的創新能力、快速響應能力、提高生產效率和員工的技能素質。
1、OA的發展歷史：
辦公自動化系統（office Autumtion System，OA）是指：基于先進的網絡互連的分布式軟件系統，通過有效的資源共享和信息交流、發布，達到提高工作效率，降低勞動強度，減少重復勞動的目的。它強調人與人之間、各部門之間、企業之間的協同工作，以及相互之間進行有效的交流和溝通。
1.1 OA的背景
辦公自動化的產生背景
辦公自動化是70年代中期發達國家為解決辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響問題的背景下，發展起來的一門綜合性技術。它的基本任務是利用先進的科學技術，使人們借助各種設備解決對一部分辦公業務的處理，達到提高生產率、工作效率和質量，方便管理和決策的目的。OA的知識領域覆蓋了行為科學、管理科學、社會學、系統工程學等學科，并且OA體現了多學科的相互交叉、相互滲透性，所以OA的應用是企業管理現代化的標志之一。
辦公自動化的處理范圍
OA的核心問題是如何提高日常的辦公效率。因此我們日常工作的所有內容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產計劃，器材需求，技術管理，質量管理，成本、財務計算、勞資、人事管理等等，這些都是辦公軟件的處理范圍。
由于OA承載過多，以至于我們無法定義和處理這么豐富的內涵的名詞，又由于它如此耳熟，更換一個名詞的成本太高，我們現在還不得不和這個有著豐富內涵的變色龍一樣的名詞打交道，并且通過上下文來揣摩它的確切含義。一般情況下，如果有兩個人在討論辦公自動化的問題，我們對雙方達成對該名詞的一致意見的可能性表示悲觀。實際上完全可能的是，大家都在使用同一名詞，但誰也聽不清誰在說什么。
1.2第一代辦公自動化：個體工作自動化
1972年,靠磁芯存儲技術起家的美籍華人科學家王安博士開創了王安公司,并推出了2000文字處理系統（Word Processing System，WPS），從此WPS一詞正式出現。WPS把王安公司推向了事業的頂峰，使辦公自動化發展到一個嶄新的階段。之后，由于微處理器速度和性能的不斷提高，使個人電腦走向輝煌，為辦公自動化創造了更加有利的硬件環境。
1995年8月微軟推出了Windows 95,1998年又升級為功能更加強大的Windows 98以及后來的Windows 2000。在這些爭奇斗艷的操作平臺上，Lotus公司首先推出了著名的表格處理軟件Lotus 1－2－3；Lotus合并到IBM后，先后開發了Lotus1－2－3 Office、OfficePro。操作系統的更新換代和辦公套件的不斷升級，為辦公自動化提供了越來越多的功能，包括文字處理、電子表格、數據庫、簡報和幻燈片制作等功能，為辦公自動化創造了非常有利的軟件環境。
第一代辦公自動化的特點是：
要有一臺中檔以上的個人（或商用）電腦并安裝一個高版本的操作系統（如Windows 98或OS/2 Warp Server）和一組跨平臺的辦公套件（如MS Office 97或Lotus OfficePro）。
它是面向辦公室管理層和事務處理人員的管理信息系統（MIS），它基于傳統的關系型數據庫，以結構化數據為主要處理和存儲對象，只限于企業內部數據的計算和統計。
這一時期的辦公自動化系統即為第一代辦公自動化系統，它是以個人電腦和辦公套件為主要特征，應用基于文件系統和關系型數據庫系統，以結構化數據為存儲和處理對象，強調對數據的計算和統計能力，實現了數據統計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質向電子的飛躍，實現個體工作的自動化。
第二代辦公自動化：工作流程自動化
從信息技術的發展來看，基于關系型數據庫的第一代辦公自動化系統存在著以下不足：
（1）PC的負擔過重，且價格偏高；
（2）由于缺乏公共的基礎通信平臺，不僅通用性差、可再用性低，而且沒有通信和協同工作的能力，不能建立統一的集成辦公平臺；
（3）系統自適應能力差，只能按開發時確定的思路、流程和功能處理信息；
（4）信息管理只限于企業內部，沒有或缺少外部信息來源。
隨著局域網、廣域網和因特網的高速發展，辦公自動化的內涵也發生了變化。1999年底全球聯網的計算機增至1.5億臺。全世界越來越多的個人電腦聯到了Internet上瀏覽世界各個地方的信息資源。在這種大環境下，人們開始考慮把個人電腦聯到因特網上，來解決第一代辦公自動化所存在的諸多不足，并擴展辦公自動化的功能。
個人電腦聯了網，很多軟件資源可以通過ISP的服務器從網上免費或廉價下載，瘦客戶機、胖服務器的研究大大減輕了個人電腦的負擔。使用基于對象－關系型數據庫（ORDB）和數據倉庫（Data Warehouse），增強了數據的通用性和可再用性。
基礎通信平臺的使用，大大提高了通信和協同工作的能力。1995年，IBM公司CEO郭士納（Gerstner）提出“以網絡為中心的計算”（Network－Centric Computing）模式，極大地影響了辦公自動化的發展趨勢，出現了以網絡為中心，以信息（或工作流）為主要處理內容的第二代辦公自動化系統。
第二代辦公自動化系統具有以下特點：
（1）以網絡為中心，以非結構化數據的信息流（或工作流）為主要存儲和處理對象；
（2）有利于在企業內部建立通信基礎平臺，不僅提高了辦公的效率，減少了扯皮和內耗，還增強了系統的安全性。
這一時期的辦公自動化系統更多地承擔了一個信息通道的責任，建立和完善各個職能部門之間的溝通和信息共享機制，建立協同工作的環境。在辦公自動化覆蓋到的辦公機構內，所有員工都可以通過辦公自動化系統，根據自己的權限，了解自己需要完成的工作，包括上級交辦的事情、需要交給別人做的事情、需要與別人合作的事情、自己需要的信息以及與別人共享的信息，也就是說，通過辦公自動化系統，員工能夠對自己所要實施的任務和目標“知其然”。
與第一代相比，第二代辦公自動化系統前進了一大步，但缺少的是對知識的管理，這與知識經濟的發展不相適應。
第三代辦公自動化：
以知識管理為核心(一)：從20世紀80年代中期至今的短短10多年時間內，國內辦公自動化應用系統已經經歷了三個發展階段，實現了兩個革命性的飛躍。從80年代中期起步的第一代辦公系統以個人電腦、辦公套件為主要標志，實現了數據統計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質方式向電子比特方式的飛躍。從20世紀90年代中期開始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術的面世，以及網絡通訊技術的長足發展，辦公自動化系統發生了第一次革命性演進，第二代辦公自動化系統以網絡技術和協同工作技術為主要特征，實現了工作流程自動化，實現了收發文從傳統的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。
隨著21世紀知識經濟時代的來臨，知識已成為經濟增長和社會發展及企業成長的關鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企業與機構信息化建設的核心。對知識前所未有的重視使以工作流為中心的辦公自動化系統面臨著嚴峻的挑戰，在知識經濟時代，企業與機構不僅要求員工對他所要實施任務目標能夠“知其然”，更要求員工—特別是管理者—能夠“知其所以然”。在上述背景下，辦公自動化領域不可避免地孕育著一場新的革命：從以工作流程為中心的第二代辦公自動化系統提升到以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統。以公文流轉為例，第二代辦公自動化實現了收發文和檔案管理一體化的自動處理，第三代辦公自動化在此基礎上更為文件處理的每一個環節提供了該步驟所需要的相關知識，包括在線的專家、文件背景資料及企業其他的有關信息，確保每一個使用者都能夠隨時隨地根據需要向專家學習、向企業現有知識學習，使員工在辦公自動化系統中的地位從被動向主動轉變，從而在提升每個員工創造能力的過程中，大大提高了企業與機構的整體創新和應變能力。
第三代辦公自動化系統的理念
知識經濟時代的辦公已經不再是簡單的文件處理和行政事務了，其目的在于達到整個企業的最終目標，這就需要依靠先進的管理思想和方法。在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯系是溝通、協調和控制，這些基本要求在以知識管理為核心的辦公自動化系統中都將得到更好的滿足。
所謂知識管理，實際上是一種系統，是幫助企業發現知道什么，如何定位擁有專門知識的人，如何傳遞這些知識，以及如何有效利用知識的系統。通過利用先進的協作技術，能夠在恰當的時間，將正確的知識傳給正確的人，幫助企業提高整體業務水平。
辦公自動化系統的發展恰好與數據、信息和知識的演變同步，即由以數據為主要處理內容的第一代辦公自動化發展到以信息為主要處理內容的第二代辦公自動化，再發展到以知識為主要處理內容的第三代辦公自動化。在辦公自動化系統的發展中，使用辦公自動化系統的人員范圍逐步擴大，由企業行政人員擴展到企業的管理層，再擴展到企業的全體員工。另外，在運作機制上，也是從辦公室的結構化數據處理到企業內部和外部信息的處理，再到有用知識的處理。從簡單的電子郵件、群件，到構建Web應用等各種方式中獲取、存儲、提煉和再用知識。
在部署實施基于知識管理的第三代辦公自動化系統過程中，企業與機構需要：
（1）把知識管理融入BPR（業務流程重組）
將知識創造與發布同企業的業務流程相結合，不僅可以節省大量開支，更重要的是能夠產生巨大的價值，通過知識管理實現對業務流程中無序的知識進行系統化管理，實現知識共享和再利用，從而提高業務水平和效率。
（2）改造企業文化
知識管理的成功首先取決于鼓勵信息共享的企業文化。改造傳統的企業文化、建立有利于知識共享的新型企業文化，是企業能夠在知識經濟時代不斷發展的關鍵因素。
（3）通過知識管理提高企業的核心能力—建立學習型企業
所謂學習型企業，是指通過不斷的學習來改進企業自身、提高企業競爭力的企業，善于不斷地學習是它的本質特征。這里所說的學習并不僅僅是單純的看書、辦學習班，而是包括了企業在系統研究項目和產品開發、營銷、技術支持過程中學習，它強調全員學習、全程學習和團隊學習。全員學習，從決策層、管理層到具體操作層都要全身心地投入學習；全程學習，任何企業的運作都包括準備、計劃、推行3個階段，把學習融入企業運作的所有階段；團隊學習，不僅重視個人學習和個人智力的開發，更重視團隊學習和群體智力的開發。
以知識管理為核心(二)
第三代OA的架構
自Lotus 公司11年前首創“群件”概念并推出世界上第一個實現群件概念的軟件產品Lotus Notes至今，群件技術獲得了長足的發展。隨著Internet技術的迅速發展，Lotus進一步將Internet/Intranet/Extranet(因特網、內聯網、外聯網)的技術和應用與群件技術進行成功的集成，從而形成了新一代的以知識管理為核心的信息技術。
在底層是企業的基本信息支撐環境，它包括MRPII、MIS系統對企業內部各種層次生產經營管理過程的信息化支撐，以及對企業外部Internet的信息獲取。通過設計與實現優秀的Internet信息獲取工具，可以有效地利用外部的有用信息為企業內部的經營管理過程服務，幫助企業更好地把握來自市場的機遇與挑戰。第二層是企業多維知識倉庫，存在于底層企業信息支撐環境中的企業信息資源是龐雜而海量的，需要在數據挖掘與模式提取的工具支持下，發掘其中有價值的模式與知識，進行緊密而科學的組織，這是支持知識管理系統實現的有利依據。知識管理的目的就在于更好地支持各個層次企業員工的工作流過程，包括：
(1)員工與企業知識倉庫之間的個人知識挖掘與融合過程，用于完成員工不斷根據個人需求在知識倉庫中的映射與知識提取，以及員工個人知識不斷融合進入企業整個知識倉庫的過程；
(2)員工之間的知識流轉與共享過程，提供了不同知識映射集合之間共享與交叉的可能，同時也提供了無法進入企業知識倉庫中的非結構化個人頭腦知識的交流與互動的機會，從而可能引發新的知識的產生；
(3)個人知識支持的工作過程與信息回饋過程，是在個人知識平臺支持下指導實現員工的工作過程，以及工作結果的信息回饋過程。充分利用這一過程，可以及時地收集知識利用的反饋信息，為閉環知識管理系統的完善與控制提供了必要基礎。
基于企業多維知識倉庫還可以通過進一步的知識支持與決策分析過程建立面向決策的企業決策支持系統。通過建立決策模型與先進系統理論的應用，支持企業決策者高層次的管理決策過程，從根本上決定與引導企業的發展演變過程。
在上述分析中，我們看到知識在企業內部的縱向提取過程、員工與知識系統的發散性融合作用、企業員工工作環境中員工知識的相互交叉作用、相增相長，以及員工知識在企業信息管理中的循環更新過程，這正是知識管理系統的邏輯實現模型。
上面的Lotus解決方案框架(Lotus Solutions Framework)描述了九種不同的基于Lotus Domino/Notes和I-Net技術的應用解決方案類型：
(1)工作組通信：在工作組的成員間提高信息交換的效率，如電子郵件、在線日歷等。
(2)企業級通信：跨越企業內部門間的界限，提供全企業的復雜的信息傳遞系統。
(3)企業間通信：企業間郵件、EDI、電子化文檔交換(例如基于Web發布文檔)。
(4)工作組協作：利用在線討論組和共享資源，發揮工作組中每個人的技能達到共同探索和集體決策。
(5)企業級知識管理：跨越企業內部門間的界限，更好地利用企業內的各類智力資源，避免企業內各種寶貴的經驗和專長埋沒于個人或某個部門內部。將這些智力資源與企業的工作環境相集成，形成可以指導員工的實際工作和學習培訓的“知識”。
(6)電子社區開發：跨越企業間的界限，在某些方面具有共同利益的實體形成虛擬的電子化共同空間，利用該空間為各個參與者服務，例如在線交換創意和分布式的學習工具。
(7)工作組級流程創新：將工作組內部的信息流和知識流應用于工作流程中，以創造新的或改進現有的工作方式和流程(例如銷售自動化)。
(8)企業級流程創新：打破部門間的界限，在企業內重新協調工作流程，以實現減少停頓時間、避免冗余和相互抵觸的目標和激勵機制。例如很多企業在改造“從概念到市場”的產品制造流程，使其更加有效和迅速。
(9)價值鏈創新：將企業級的流程創新擴展到企業之間，從企業所處的社會和經濟價值鏈入手，改造企業間的工作流程，為所有的企業帶來收益。
1.3 中國需要什么樣的OA
中國的辦公自動化軟件系統起源于政府的公文和檔案管理。由于計劃經濟體制的影響，政府對企業的管理出了依靠法律、法規之外，還有大量的行政指令和指示。企業在進行許多決策的時候，也經常需要向主管的政府部門請示匯報。另外，當時的政府官員和企業領導經常是你來我往難以分辨，并且存在著比較嚴格的對應關系，即企業領導和政府官員行政級別掛鉤，因此在企業應用紅頭文件就比較自然。
此時的辦公自動化系統的特點：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統。辦公就是辦文，其主要的功能包括：
收文管理、發文管理、會議管理、檔案管理等內容。管理的中心內容是依據國家的公文管理辦法和檔案管理法規以及各部委或者行業的檔案管理規定的需要存檔的文件以及企業內部的其他文件等。
各地政府機關和企業主管部門一般根據國務院下發的關于公文管理的行政法規制作出相應的執行措施，基本保持系統內的一致性，規范了辦公中的公文處理和檔案管理流程。同時也起到了的內部信息溝通、上行下達以及和上級主管部門的溝通作用。因為采用電腦和網絡進行處理，提高了工作效率，減少了紙張浪費。
盡管如此，由于大部分企業的組織架構都有明顯的層級結構，傳統的辦文程序，從文件起草、審閱、會簽、簽發、下發到歸檔、借閱等各個環節，存在流程復雜，流轉時間長，導致辦公效率低，決策緩慢等問題。
由于在機構和流程上很難作很大的改動，因此解決之道就是采用先進的計算機和網絡技術，不僅將辦文內容電子化，而且實現整個辦文過程電子化，從根本上改變了傳統的工作模式。辦文者可隨時了解文件到達哪里，辦理的情況怎樣，對逾期沒有辦理的文件，可以自動催辦，文件辦理完畢，可以自動歸檔，歸檔后的文件可供借閱和調閱等，消除手工工作過程中的存在流轉時間長，文件去向不明以及不便于跟蹤等問題。
在此種情況下，辦公自動化做的所有工作不過是將手工工作搬到計算機網絡上，并利用了計算機技術的一些先進特點，卻沒有增加任何先進的管理理念和方法。另外辦公自動化的處理的信息范圍實在有限。如果我們仔細觀察市面上的辦公自動化產品，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動化系統所處的基本現實和困境，這也是我們的客戶對辦公自動化不滿意的焦點所在。
面對這樣困境，我們會問：客戶究竟需要什么樣的辦公自動化系統？辦公自動化會發展到哪里去呢？
當我們的目光移開辦公自動化系統，我們就會發現，在企業除了辦公自動化系統之外，還有財務、庫存、生產、銷售、人力等管理系統。由于大量的信息孤島式的建設，他們之間很少能夠緊密協調起來。就前端來說，我們經常需要進行退出一個系統然后再進入另一個系統，并且發現數據常常不一致，我可以比較肯定地說，目前中國具有信息系統的企業絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個供應商提供的多個系統，但很少集成。也有少數企業采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企業鳳毛麟角。
對于后臺數據的完全集成，由于集成的工作量和供應商數量成非線性增長，在一定時期內，我們幾乎不抱信心。于是希望能夠由前臺（界面）集成這些信息，如果能夠從辦公自動化系統可以獲得所需的全部信息，就太好不過了。辦公自動化在這里變成了一個黏合劑，把所有的系統集成在一起（與其說是集成，不如說是拼湊）。讓我們有了整體的感覺，雖然還有遺憾，總算進了一步。
集成，這是第一點需求。
從目前用戶的使用技能和接受程度以及系統的維護成本考慮，Web界面最容易接受。另外從集成方面來講，必須采用人人支持的Web標準如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一個界面下容納，否則的化，技術難度就會導致集成不可能實現。
完全基于Web，這是第二點需求。
對于流程，熟悉辦公自動化系統的人就會想起收發文的流程。那是非常完善的、符合層級結構的、效率低下的流程。對于如何優化該流程，如果我們局限于原有的思維模式和知識領域，我們無法獲得更多。必須基于現代的流程管理思想對目前的業務流程進行重組。
流程優化，這是第三點需求。
進入知識經濟時代，我們人人都是知識工作者，要求辦公自動化系統必須具有知識內涵，或者說是基于知識。提供知識管理所需的最基本的IT工具，知識存儲庫和知識交流場所，更高級的意義上提供，基于知識的崗位要求和評估體系。
管理知識的，這是第四點需求。
總之我們要求的辦公自動化系統系統是和其他應用系統緊密集成的，完全采用Web技術的，流程優化以及具有知識管理功能的辦公管理系統。
1.4 辦公自動化企業信息化的核心
當今，辦公自動化軟件已進入到第三代了，即以知識管理為核心的辦公自動化，其目的是把企業長期保存下來的信息資源，連同專家、知識員工積累的實踐經驗和創新思想進行有效地整理、挖掘、共享和利用，使企業了解自己擁有哪些獨特的知識，以及如何利用這些知識來進一步發展、壯大。實際上，應用好第三代辦公自動化軟件，將大大地提高企業內部信息化水平，促使企業內部信息資源重新整合、配置，以適應于電子商務時代的到來，使企業在市場競爭大潮中始終立于不敗之地。
然而，縱觀國內大部分企業，真正能把OA軟件用好的還是為數不多的，這里面涉及到方方面面，綜合因素較多。
OA發展的瓶頸：
（1）OA（Office Automation）概念普及宣傳力度不夠：目前在報刊雜志、電視廣播、廣告、市場策劃等方面對OA的宣傳很有限，OA涉及知識面較廣，如群件平臺、工作流管理、協同辦公、安全權限、知識管理等等，讓企業員工一下子接受這些概念，需要一個過程，對于非IT企業的領導來說，要使他理解這些概念，并非易事。
（2）企業領導對本企業實施OA系統重要性認識不夠：許多企業的領導人認為電子商務主要是與生產有關的原料的購進、產品的賣出以及市場的開拓，只注意到了網絡信息對降低原料、推廣成本的作用，卻沒有意識到當市場這一外在環境透明后，企業競爭力的源泉就是內部管理的成本降低。
（3）企業實施OA外部軟硬件環境不夠：OA重點在于協同辦公、工作流，因而要求在企業網絡平臺運行。然而在IT行業飛速發展的今天，有些企業電腦尚未聯網。單機工作，無法運行網絡環境、共享信息，更談不上運行OA；有的企業即使組建了局域網，但也僅是擺設而已，缺乏網絡操作經驗、缺乏網絡管理人才。
（4）企業員工素質參差不齊，電腦操作技能差、電腦知識不夠：企業OA建設是個系統工程，需要多人的參與與協作，人人要懂電腦，要會操作，否則系統信息流如何流轉？
（5）缺乏對企業網絡化、信息化、規范化的評估體系：一個企業在實施OA系統時，其企業內部在網絡化建設、信息管理規范化方面需要達到一定程度，方能使 OA系統順利實施，許多企業不規范內部管理，忽略了對管理的改革，基于網絡運行規則的標準化、流程化的管理模式還沒有建設起來。領導一拍板，就一窩蜂上，而不管OA實施效果。
（6）缺乏對OA的統一定義：OA是干什么的？國內沒有一個權威的定義，許多傳統企業的決策者在習慣思維、傳統模式的框框下還沒跳出來，對于OA能給企業帶來什么、企業需要OA做什么，沒有做深層次的思考。
（7）缺乏OA軟件開發標準：目前國內開發OA軟件的公司相當多，大家各顯神通、百花齊放，有的是專業公司開發，有的是企業內部組織開發，各自為戰，尚未形成統一的開發標準，因而OA軟件的通用性、適用性較差。
（8）缺乏OA軟件產品化：由于各企業對OA認識不同、需求不同、標準不同，一些開發公司開發的OA軟件只是專為某些客戶訂制的，或是僅適應一小范圍的企業，不具備產品化的特征，因而OA軟件的產品化道路是曲折的。
對發展OA產業的幾點看法：
（1）加大力度推廣OA：宣傳OA理念，傳播OA知識，讓OA得到全社會的認識和支持，使企業具備實施OA系統的環境和條件。
（2）盡快規劃、定義OA：國家相關單位如能出臺有關OA標準性定義文檔、有關OA產業政策，將對OA產業的發展起到推波助瀾的作用。
（3）加強對客戶的實施培訓工作：實施企業OA是一個龐大的系統工程，要求企業內部管理規范化，制定嚴格的實施計劃，堅決執行；上至總經理，下至普通員工，均應積極參加培訓，積極參與OA系統的實施建設。建立一個強有力的客戶支持中心，專職為客戶進行OA系統培訓及系統實施，為客戶排憂解難，并不斷反饋客戶運行OA系統的信息。
（4）加強OA開發商之間的合作與交流：強強聯合，有利于開發水平的提高、開發周期的縮短，避免低水平的重復，提高產品的競爭能力。群雄時代合則強。
企業OA系統應實現的功能
我們認為一個企業的OA系統的成熟度是衡量一個企業是否成功地實行了辦公自動化、建立起企業內部信息管理系統、為迎接新世紀電子商務做好了準備的標準，企業的OA系統應是：
（1）企業通訊平臺：建立本企業范圍內的電子郵件系統，使企業內部通訊與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。
（2）信息發布平臺：為企業的信息發布交流提供一個有效的場所，如電子公告牌、電子論壇、電子刊物，使企業的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項能及時傳播，使企業員工能及時感知企業發展動態。
（3）協同工作平臺：將企業的傳統垂直化領導模式轉化為基于項目或任務的扁平式管理模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時，心理距離也將會逐漸縮小，提高企業團隊化協作能力，將人從繁瑣的事務、森嚴的等級、刻板的環境中解放出來，最大限度地釋放人的創造力。
（4）公文流轉平臺：變革了企業傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，真正實現無紙化辦公。
（5）日常辦公平臺：變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、不同城市甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公。員工隨時從今日或待辦工作中看到需要他處理的工作，系統將按工作的輕重緩急提醒員工，進行催辦。
（6）信息集成平臺：現代企業中已存在的MIS系統、ERP系統、財務系統等存儲著企業一些經營管理業務數據，對企業的經營運作起著關鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態的，OA系統具備數據接口功能，能把企業原有的業務系統數據集成到工作流系統中，使企業員工能有效獲取處理信息，提高企業整體反應速度。
（7）知識管理平臺：系統性利用企業積累的信息資源、專家技能，改進企業的創新能力、快速響應能力、提高生產效率和員工的技能素質。
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